Personvernerklæring for ansatte

Selskapet du er ansatt i, HellermannTyton, Nils Hansens vei 13, 0667 Oslo (heretter kalt "HellermannTyton" eller "vi"), er dataansvarlig i henhold til gjeldende databeskyttelseslover og bestemmelser for personopplysningene vi innhenter fra deg. Datakontrolleren tar bestemmelser vedrørende hensikten og måten dine personopplysninger brukes. Bruk av dine personopplysninger er nødvendig i forbindelse med din ansettelse hos HellermannTyton.

Følgende liste inneholder kategorier av personopplysninger som kan bli benyttet. Vær oppmerksom på at ikke alle personopplysningene i denne listen vil nødvendigvis bli benyttet. Eksemplene som er oppført under de enkelte kategoriene er ikke fullstendige.

• Personopplysninger, f.eks. navn, fødselsdato, personnummer, kjønn, nasjonalitet, familiestatus, foto
• Ansettelsesopplysninger, f.eks. personnummer, stillingsbeskrivelse, stilling, arbeidssted, forretningsenhet, avdeling, overordnet, direkte underordnete arbeidstakere
• Kontaktopplysninger, f.eks. privatadresse, e-postadresse, telefonnummer
• Opplysninger om lønnsforhold og fordeler gitt av arbeidsgiver, f.eks. lønn, lønnsforhandlinger, skattefradrag, pensjonsinformasjon, bankopplysninger
• Opplysninger vedrørende arbeidsforhold, f.eks. ansettelseskontrakt og andre avtaler, søknadskjemaer med personlige detaljer, f.eks. i forbindelse med foreldrepermisjon, informasjon om dato for ansettelse og oppsigelse
• Tids-opplysninger, f.eks. arbeidstid, antall utførte arbeidstimer, ferie, permisjon (foreldrepermisjon, sykefravær, osv.)
• Opplysninger vedrørende sikkerhet, f.eks. adgangskort, tilgangsrettigheter og bruk av adgangskort og rettigheter-
• Helse- og sikkerhetsinformasjon, f.eks. opplysninger om sykefravær, arbeidsulykker, rehabiliteringsplaner, medisinske undersøkelser
• Opplysninger om ytelse og personvurdering, f.eks. evalueringer, vurderinger og oversikt over disiplinære tiltak, om slikt finnes.
• Kompetanseopplysninger, f.eks. registreringer av lærings- og opplæringsaktiviteter
• Opplysninger om reisevirksomhet, f.eks. informasjon om forretningsreiser, bestillingsdata, passnummer, firmaets kredittkortnummer, reisekostnadsregnskap og reiseutgifter
• Opplysninger vedrørende hjelp og støtte, f.eks. spørsmål fra deg / din veileder / personellavdelingen i forbindelse med ditt ansettelses- eller IT-utstyr eller støtte som du har mottatt i denne forbindelse
• IT-relaterte opplysninger f.eks. bruker-ID, passord, innloggingsdata samt data og protokoller vedrørende bruk av IT-utstyr eller HellermannTytons tjenester som er i samsvar med gjeldende IT-retningslinjer

Noen aspekter av helse- og sikkerhetsopplysninger betraktes som "sensitive opplysninger" i henhold til gjeldende databeskyttelseslover og må håndteres med særlig omtanke. Sensitive opplysninger benyttes kun i tilfelle av juridiske forpliktelser basert på en ansettelseskontrakt og / eller med eksplisitt samtykke fra deg. Personlige opplysninger (navn og kontaktdata) til personer du har oppnevnt som kontaktpersoner i nødstilfeller, kan også benyttes i begrenset grad.

• Rettslig grunnlag: Vi er, for eksempel, rettslig forpliktet til å rapportere dine inntekter til skattevesenet.
• Forpliktelser ifølge kontrakten: Vi må, for eksempel, benytte dine personopplysninger for å kunne betale avtalt lønn ifølge kontrakten.
• Legitime interesser: Våre legitime interesser innebærer primært å utføre normal forretningsvirksomhet, beskytte tekniske anlegg og utstyr og gjennomføre interne kontroller. For å sikre at benyttelse av personopplysninger foregår på grunnlag av legitime interesser, vurderer vi hver sak for seg selv.

I unntakstilfeller og bare hvis det ikke er andre juridiske grunner, vil vi be deg om ditt eksplisitte samtykke til å benytte dine personopplysninger. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke. Dette har imidlertid ingen effekt på lovlig benyttelse basert på ditt samtykke før tilbaketrekking.

Dine personopplysninger, som er oppført i eksemplene under "Kategorier av personopplysninger som er berørt", blir benyttet for de generelle formålene som er angitt nedenfor. Eksemplene oppført under de enkelte formål, er ikke utfyllende.

Administrasjon

• For å muliggjøre registreringen i HellermannTytons systemer og generell administrering av din ansettelse hos oss.
• For å muliggjøre riktig bruk av lisenser
• For å muliggjøre vedlikehold av et oppdaterte organisasjonsdiagram og arkivering, inkludert utarbeidelse av interne rapporter og statistikk
• For å muliggjøre utbetaling av lønn, pensjon og andre fordeler fra arbeidsgiver til deg, samt lønnsvurderinger, inkludert utarbeidelse av interne rapporter og statistikk
• For å muliggjøre sporing av prosjekter

Rapportering

• For å muliggjøre rapportering til myndighetene som man er rettslig forpliktet til, f.eks. til skattevesenet
• For å muliggjøre registrering av din arbeidstid / tidsperiode for permisjon for beregning av vederlag og fakturering

Krav i henhold til loven

• For å muliggjøre oppfyllelse av forpliktelser i henhold til avtaler i selskapet eller ansettelsesregulativet

Sikkerhet i arbeidsmiljøet og produktsikkerhet

• For å muliggjøre oppfyllelsen av vår forpliktelse til å skape et trygt arbeidsmiljø (inkludert tilgangskontroll og forebygging av uautorisert tilgang til arbeidsplass eller driftsutstyr), samt tilleggsforpliktelser knyttet til arbeidsmiljøet i henhold til arbeidsmiljø og sikkerhet eller ansettelsesregulativet
• For å muliggjøre oppfyllelse av forpliktelser i forbindelse med produktsikkerhet og kvalitet
   

Utvikling for ansatte

• For å muliggjøre aktiviteter knyttet til utvikling / forbedring av kompetanse og prestasjonsevalueringer
• For å aktivere og anbefale lærings- og opplæringsaktiviteter
   

Arbeidsrelaterte aktiviteter

• For å muliggjøre utførelsen av arbeidsoppgaver, f.eks. skriving av e-post, utarbeidelse av dokumenter, rapporter, forberedelser, tegninger osv.
• For å muliggjøre forretningsreiser
• For å muliggjøre besvarelser av spørsmål fra deg / din veileder / personellavdelingen i forbindelse med ditt ansettelses- eller IT-utstyr eller til å yte støtte som er nødvendig for at du skal kunne utføre dine arbeidsoppgaver
• For å muliggjøre inspeksjon i samsvar med gjeldende retningslinjer fra HellermannTyton, inkludert etiske regler og IT-retningslinjer for å sikre at slike retningslinjer overholdes og for å undersøke eventuelle påstander om forbudte aktiviteter.

Vi mottar dine personlige opplysninger primært fra deg selv, din overordnede eller andre tredjeparter som du har henvist oss til for innhenting av dine personopplysninger. Noen personopplysninger kan også genereres automatisk av IT-systemet til HellermannTyton eller tilsvarende systemer, for eksempel når du oppretter din bruker-ID

Hvis det er nødvendig for behandling av dine personopplysninger, overfører vi disse til andre selskaper i bedriftsgruppen eller til eksterne nettsteder. Disse inkluderer også selskaper utenfor EU eller EØS. Vi sørger selvsagt for at mottakerne av informasjonen gir tilstrekkelig garanti for at opplysningene skal brukes lovlig og korrekt, og at mottakerne er kontraktforpliktet til å overholde de lovbestemte forskriftene. Videre forbeholder vi oss retten til å overføre personopplysninger til en tredje part dersom vi er tvunget til å gjøre det ved lov, f.eks. med rettslig avgjørelse fra en ansvarlig rettsinstans eller vedtak fra den relevante offentlige myndighet eller hvis vi er tvunget av handlinger eller unnlatelser fra din side til å ha våre rettigheter, eiendom eller eiendeler beskyttet eller sikret av relevante offentlige myndigheter.

Dine personopplysninger vil normalt bli lagret så lenge ditt ansettelsesforhold varer. Etter oppsigelse av ditt ansettelsesforhold vil vi kun lagre personopplysninger som er ansett nødvendig for å oppfylle formålene som var grunnlaget for innhentingen, og kun frem til at dette formålet er oppfylt, og dersom for lengre tid, kun til det kan være nødvendig for å forplikte seg til å oppfylle forpliktelsene knyttet til saker av rettslige eller skattemessig art eller til arbeidsgiverens fordeler eller for å oppfylle rettslige krav i tilfelle faktiske, av-ventende eller forventede tvister eller krav.

• Rett til tilgang (artikkel 15 GDPR): Du kan når som helst be om informasjon om hvorvidt eller hvilke personlige data som benyttes av oss, for hvilke formål dette tjener, hvor informasjonen kommer fra, og om nødvendig, til hvilke mottakere denne overføres samt hvor lenge slike personopplysninger er lagret av oss.
• Rett til endring (artikkel 16 GDPR): Hvis du oppdager at personopplysninger om deg er feilaktige, kan du når som helst kreve at slike opplysninger rettes opp. Om din informasjon er ufullstendig, kan du også kreve at dette blir utbedret.
• Rett til å slette (Art. 17 GDPR): Dersom du mener at det ikke er bruk for dine personopplysninger, eller det foregår uten tilstrekkelig legitimt grunnlag eller ulovlig av andre grunner, kan du kreve at denne informasjon skal slettes.
• Rett til begrensning av benyttelse (Art 18 GDPR): I stedet for sletting av din informasjon kan du også kreve at benyttelse av dine personopplysninger blir begrenset dersom opplysningene
• Rett til videreføring (Art.20 GDPR):  Med hensyn til personopplysninger som du har selv levert og som benyttes på grunnlag av en kontrakt eller samtykke, kan du kreve at dette blir gjort tilgjengelig for deg i en strukturert, vanlig og maskinlesbart format. Du kan også kreve at dette overføres direkte til en annen data-ansvarlig.
• Rett til å protestere (Art 21 GDPR): Dersom det oppstår grunner knyttet til din spesielle situasjon som gjør bruk av dine personopplysninger som vi benytter på grunnlag av en interessebalanse, er du berettiget til å motsette deg slik bruk av dine personopplysninger. Hvis dine personopplysninger brukes til direkte markedsføring, har du i alle fall rett til å protestere.
• Rett til å klage til en tilsynsmyndighet (Art. 77 GDPR): Dersom du, etter egen mening, tror at dine rettigheter knyttet til dine personopplysninger er blitt overtrådt, har du rett til å sende inn en klage til en tilsynsmyndighet. I spesielle tilfeller kan du kontakte tilsynsmyndighetene som er ansvarlig i ditt område, på ditt arbeidssted eller der hvor den påståtte overtredelsen har funnet sted..

Forespørsler

For å sende oss en forespørsel om dine personopplysninger, vennligst fyll ut vårt skjema og send det utfylte skjemaet med vanlig post eller e-post til vår administrator for databeskyttelse:

Johanna Holmström - HR Business Partner
Tel.: +46 8580 890 46 HellermannTyton AB
Isafjordsgatan 5, 164 40 Kista, Sverige
E-post: Johanna.Holmstrom(@)HellermannTyton.se

OBS! Husk å legge ved dokumenter slik at din identitet kan bekreftes.